Tabelle pivot: Tutto quello che c’è da sapere

pivot excel

Le tabelle Pivot in Excel sono uno strumento molto potente per l’analisi dei dati. Con pochi minuti di lavoro, un nuovo utente può creare una tabella ben formattata che racchiuda migliaia di record dati.

Sebbene le tabelle pivot siano molto utili e flessibili, utilizzarle con agilità richiede un po’ di esperienza e la conoscenza di qualche “trucco” frutto dell’esperienza.

Vediamo nei prossimi paragrafi tutto ciò che c’è da sapere per diventare dei creatori di tabelle pivot esperti.

Quando usare una tabella pivot e perché

Le tabelle pivot nascono negli anni 80 sui fogli di calcolo di casa Lotus ancor prima che in casa Microsoft. Gli utenti infatti erano alla ricerca di un mezzo che semplificasse il loro lavoro di analisi dati provenienti dai loro sistemi gestionali.

Come posso calcolare velocemente il totale vendite del Venditore X nel mese di Maggio di quest’anno? Quali prodotti sono più richiesti in una data regione? Le tabelle pivot ci aiutano ad aggregare enormi quantità di dati con pochi semplici clic.

Creare una tabella pivot

La tabella pivot, a differenza di una comune tabella excel, non ha dati “suoi” ma li prende da una sorgente esterna, sia essa un’altra tabella excel o proveniente dal nostro database aziendale. Prima di poter creare la nostra tabella pivot quindi ci dobbiamo assicurare che i nostri dati sorgente abbiano il formato di una lista.

L’immagine sopra ci dà l’esempio di una lista, ossia una serie di dati dal formato tabulare dello stesso tipo. Ecco alcune caratteristiche importanti da rispettare per creare una lista:

  • La lista ha un’intestazione per ogni colonna da inserire nella prima riga
  • Non ci sono righe vuote o colonne vuote nella lista
  • Ogni colonna contiene lo stesso tipo di dati. Per esempio, una colonna contiene le date degli ordini, un’altra l’indirizzo di spedizione.
  • Nessuna riga deve contenere calcolo in alto o in fondo alla lista, o sottototali all’interno di essa.
  • Le righe possono essere sottoposte a un filtro o nascoste, ma la tabella pivot sarà basata su tutti i dati, righe nascoste e filtrate comprese.

Una volta che ci siamo assicurati sulla validità del formato dei dati sorgente, procediamo così:

  • Selezioniamo una cella qualsiasi della lista dei dati sorgente e cerchiamo il menu Inserisci > Inserisci Tabella pivot
  • Ci verrà presentata una finestra che ci chiede l’origine dei dati per la pivot. Confermiamo la scelta di default, in quanto stiamo creando una tabella pivot partendo da una lista Excel. Riguardo la scelta della posizione della tabella pivot, confermiamo l’opzione “Nuovo foglio di lavoro”, in quanto preferiamo creare la tabella in un nuovo foglio. Infine clicchiamo OK.

Un nuovo foglio di lavoro con la tabella pivot è stato creato. Nei prossimi paragrafi vediamo come possiamo selezionare i dati da aggregare.

Costruire la tabella con i campi pivot

Per costruire una tabella pivot dobbiamo decidere quali dati aggregare. Ad esempio potremmo volere esaminare le vendite in funzione dei nostri agenti vendite aziendali. In più, potremmo volere esaminare in quale paese sono state fatte delle vendite per ogni venditore.

Nel foglio della tabella pivot, selezionandola dovremmo vedere un pannello sulla destra come nell’immagine sotto:

In alto c’è una lista di campi che Excel ha estratto dall’intestazione dei nostri dati sorgente. In basso ci sono invece le aree nelle quali andremo ad inserire i campi per costruire la pivot.

Immaginiamo di volere aggregare gli agenti di vendita sulle righe, i paesi sulle colonne e di volere calcolare il totale degli importi ordine. Il totale, ossia il valore che vogliamo aggregare, andrà inserito nell’area valori.

E’ sufficiente trascinare i campi dalla lista verso le aree righe, colonne e valori.

Excel farà automaticamente raggrupperà i dati per agenti vendite e paesi e calcolerà le somme degli importi, presentando questi risultati:

Con qualche semplice clic, Excel ci presenta un sommario dei dati che possiamo modificare ogni qualvolta ci serve.

Se decidessimo di rimuove il campo “Paese” dalle colonne per condurre l’analisi sui soli agenti vendite? Nessun problema, è sufficiente trascinare indietro il campo Paese dall’area Colonne verso la lista dei campi in alto.

Filtro pivot, Slicer e Timeline

Delle 4 aree dei campi pivot, non abbiamo ancora visto l’area Filtri. Come dice la parola stessa, i filtri permettono di filtrare i nostri dati di ingresso secondo certi valori di nostro interesse.

Immaginiamo ad esempio di voler filtrare i dati degli ordini per i soli paesi Italia e Spagna.

Innanzitutto spostiamo il campo “Paese” nell’area filtro. La tabella pivot dovrebbe presentarsi così

A questo punto accediamo ai valori che vogliamo filtrare cliccando sulla freccetta presente nella cella del filtro B1.

Deselezionamo tutto e in seguito selezioniamo i nostri paesi di interesse. A selezione attivata comparirà il disegno di un piccolo imbuto nella cella del filtro e la scritta “più elementi”, che si riferisce al fatto che più elementi sono stati selezionati.

Slicer

Lo slicer, o filtro dati, ha una funzionalità identica a quella del filtro, ma ha un’interfaccia più immediata.

Per aggiungere uno slicer andiamo nel menu e selezioniamo Analizza Tabella Pivot > Inserisci Filtro Dati

Una volta selezionato comparirà una finestra nella quale possiamo selezionare i valori di nostro interesse.

Lo slicer è più veloce rispetto al menu a tendina tradizionale e ci permette di vedere in ogni momento i valori che stiamo filtrando.

Timeline

Un altro filtro speciale è la timeline. Questo filtro ci permette di filtrare i nostri dati lungo un certo arco di tempo, sia questo espresso in anni, trimestri, mesi o giorni.

Selezionando dalla barra multifunzione Analizza Tabella Pivot > Inserisci Timeline, ci viene presentata una finestra come nell’immagine qui di seguito.

Immaginando di volere selezionare i primi 6 mesi del 2018, tiriamo gli estremi della barra colorata per farli corrispondere al nostro periodo di tempo desiderato.

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